Giới thiệu về Hệ thống quản lý của Trao: The Seed System

Chia sẻ:

Hệ thống Quản lý Seed System: Được chính thức được viết từ tháng 10 năm 2016, tuy nhiên hành trình để sáng tạo ra nó đã được bắt đầu từ rất nhiều năm trước đó. 

Trao Group xây dựng và quản lý doanh nghiệp theo con đường tự nhiên. cũng giống như sự phát triển của một cái cây bắt đầu từ một hạt giống, nảy mầm rồi ra hoa, kết quả. Chúng tôi gọi nó là The Seed System (Hệ thống hạt giống). Hệ thống quản lý Seed System được xây dựng dựa trên:

- Sự tôn trọng (Respect): Khi mọi người cùng đi theo con đường của tự nhiên, mọi người sẽ biết mình cần phải làm gì và làm gì đầu tiên.

- Nguyên tắc 80/20 nghĩa là 20% nỗ lực sẽ tạo ra 80% kết quả.

- 5 cấp độ lãnh đạo (5 Levels of Leadership): Tham khảo thêm tại đường link

Mục đích chính: 

- Nếu thuyền trường không biết rằng nhiệm vụ nào là quan trọng và khẩn cấp nhất và không biết cách sử dụng các nguồn lực (vốn tài chính và vốn con người) theo cách hiệu quả nhất thì sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong quản trị. Vì vậy, giải pháp là hệ thống HẠT GIỐNG (the SEED SYSTEM) là một bộ những công cụ được thiết kế để giúp thuyền trưởng giải quyết vấn đề này. 

- Hệ thống cũng sẽ xóa bỏ hệ thống quản trị truyền thống với các vị trí và nhân sự không trực tiếp tạo ra nguồn thu như Tổng giám đốc, Giám đốc điều hành và các vị trí quản lý.

- Thay vào đó, hệ thống sẽ thêm vào các vị trí trực tiếp tạo ra nguồn thu. Những vị trí mới này sẽ viết nên các bộ văn bản hướng dẫn cho doanh nghiệp (mà chúng tôi gọi là SMARTS Instruction): Cụ thể (Specific), Có thể làm được (Achievable), Có thể đo lường được (Measurable), Có tính thực tế (Realistic), Có thời hạn (Time-related), Có tính chiến lược (Strategy-related). Các bộ văn bản hướng dẫn này sẽ giúp gia tăng doanh thu cũng như giảm thiểu chi phí và được không ngừng được cải tiến, cập nhật và bổ sung ở mọi cấp độ. 

- Sáng tạo một hệ thống quản lý hiện đại như là việc gieo hạt và chăm sóc cho chúng. Đó chính là the Seed System (hoặc còn gọi là TRAO System). 

Giới thiệu: Mỗi một thành công đều được bắt đầu từ một hạt giống. Chúng ta thu hoạch những gì chúng ta gieo. Các bạn có thể tham khảo câu chuyện "The man who planted trees" để hiểu hơn về điều này: 




Mọi thứ được bắt đầu từ một giấc mơ, sau đó là những quyết định. Thành công là những bản vẽ thiết kế - mà những bản vẽ thiết kế này là một tổ hợp của những quyết định cần thiết phải đưa ra để đạt được thành công. 

Quá trình Phát triển Hạt giống sẽ là những quyết định cho thành công nằm ở các thiết kế và bộ tài liệu hướng dẫn hoàn chỉnh. Những bộ tài liệu hướng dẫn (SMARTS Instructions) này chính là những tài sản tạo ra nguồn thu cho Công ty. 

Hệ thống này hoạt động như thế nào? 

Sơ đồ tổ chức của Trao Group như một đội tàu ra khơi với các vị trí:

- Đô đốc (Admirals: Founders): chỉ huy hạm đội: Chịu trách nhiệm với Giấc mơ

- Thuyền trưởng (Captain): Chịu trách nhiệm với tầm nhìn

- Thuyền phó 1 (Mate 1: Strategic Leader): Chịu trách nhiệm về mặt chiến lược

- Thuyền phó 2 (Mate 2: Tactical Leader): Chịu trách nhiệm về mặt chiến thuật

- Thuyền phó 3 (Mate 3: Operational Leader): Chịu trách nhiệm về mặt vận hành

- Thuyền phó 4 (Mate 4: Duty Manager): Chịu trách nhiệm giám sát kết quả

Bộ phận triển khai - Thủy thủ (Crews): Trách nhiệm của bộ phận triển khai là thực hiện các công việc dựa trên bản hướng dẫn SMARTS do nhóm lãnh đạo cung cấp.

Con thuyền Trao Group xây dựng nền văn hóa của sự tôn trọng và xuất khẩu giá trị này ra thế giới. 

Các thủy thủ sẽ tạo ra các kết quả dựa trên các 'hạt giống' được cung cấp bởi bộ phận lãnh đạo (thuyền trưởng và các thuyền phó). 

- Thuyền trưởng và các thuyền phó viết các hướng dẫn (SEEDS).

- Các thủy thủ sẽ tạo các kết quả (FRUIT).

- Bộ phận quản lý đầu công việc (duty management) sẽ

           + Đảm bảo kết quả được thực hiện

           + Kiểm soát kết quả

           + So sánh các kết quả với hướng dẫn (seeds) và gửi các bản báo cáo tới thuyền trưởng

           + Cung cấp các bản đánh giá thành tích nhân viên (Employee Performance Appraisal)

           + Kiểm soát việc phân chia chính sách thưởng cho nhân viên

Vậy những hạt giống là gì và ai sẽ là người viết các hạt giống này? 

Những hạt giống = là những bộ hướng dẫn hoàn chỉnh (SMARTS Instructions) bao gồm có 

- Tài liệu Microsoft Word = Hạt giống mức độ 0 + 1 

- Tài liệu Microsoft Excel = Excel

- Tài liệu Microsoft Project = Quản trị tiến độ và nguồn lực 

Những hạt giống là các quyết định = Những hướng dẫn SMARTS - Những hướng dẫn này là một tiến trình đưa ra các quyết định một cách TỰ NHIÊN.

Hạt giống 0 = Hạt giống ADN (DNA Seeds) = những tế bào ADN của dự án

Hạt giống 1 = Hạt giống cốt lõi (Core Seeds) = những giá trị cốt lõi của dự án 

Hạt giống 2 = Hạt giống định hình (Conceptual seeds) = Định hướng chiến lược 

Hạt giống 3 = Hạt giống chiến thuật (Tactical Seeds) = Hạt giống phát triển

Hạt giống 4 = Hạt giống vận hành (Operational Seeds) = Hạt giống triển khai 

Hạt giống 5 = Hạt giống kiểm soát (Quality Control seeds)

Đội ngũ lãnh đạo sẽ cùng tạo ra các Hạt giống là các bộ hướng dẫn công việc SMARTS. Tất cả các chướng dẫn để tạo ra các kết quả tối ưu, lợi nhuận, sự hiệu quả, tốc độ và sự hài lòng của khách hàng.

Theo như dưới đây: 

HẠT GIỐNG 0 = Hạt giống ADN (DNA Seeds) = Những hướng dẫn / giải pháp xuất phát từ ước mơ của doanh nghiệp = Sự kiến tạo. 

Mỗi thành công đều được bắt đầu từ một hạt giống. Chúng tôi gọi đó là hạt giống ước mơ. 

Vấn đề: Tại sao chúng ta cần thực hiện Hệ thống Hạt giống (The Seed System)?

Hàng năm, thuyền trưởng mất một khoảng thời gian rất lớn để giải quyết các khó khăn và thực hiện các công việc ở lặp đi lặp lại như: 

- Quản trị các đầu công việc

- Giải thích những điều hiển nhiên

- Đào tạo thủy thủ những kỹ năng làm việc căn bản 

- Đào tạo thủy thủ những nguyên tắc căn bản của sự tôn trọng

Hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng và hàng năm, rất nhiều khi các thủy thủ sẽ rời khỏi con tàu sau 1 khoảng thời gian làm việc và con thuyền lại phải tiếp tục tuyển dụng lại và đào tạo lại các thủy thủ mới. 

Hàng năm những dự án tương tự được thực hiện nhưng lại không được quy chuẩn hóa nên thuyền trưởng năm nào cũng tốn một khoảng thời gian quản trị tương tự. Vì vậy, khi thuyền trưởng mất thời gian thực hiện các công việc này, họ đánh mất cơ hội sáng tạo những giải pháp và sản phẩm. Họ không thể hoàn thành công việc của mình và vì vậy không thể cống hiến tài năng và thời gian để đảm bảo thành công tối ưu.

Hàng năm, thuyền trưởng luôn phải giải quyết một danh sách các vấn đề và đưa ra các giải pháp ban đầu cho việc:

- Lên danh sách và chọn lựa những dự án Công ty sẽ làm

- Thực hiện những dự án cụ thể như Showroom, website, tuyển dụng, đào tạo, ...

Giải pháp: tạo ra một hệ thống quản lý Công ty mà làm giảm dần và xóa bỏ các vấn đề ở trên, giảm thiểu sự hoang phí nguồn lực con người, thời gian và tiền bạc. Hệ thống này bắt đầu từ sự tôn trọng. 

HẠT GIỐNG 1 = Hạt giống cốt lõi = Những hướng dẫn / giải pháp mang tính Tầm nhìn 

Những hạt giống cốt lõi này bao gồm và cũng không giới hạn bởi việc đưa ra TUYÊN NGÔN TRẢI NGHIỆM KHÁCH HÀNG. 

HẠT GIỐNG 2 = Hạt giống định hình = Những hướng dẫn / giải pháp mang tính chiến lược 

Xây dựng hệ thống đội ngũ quản trị mới gồm thuyền trưởng và các thuyền phó 1, 2, 3, 4 nhằm thực hiện tất cả các công việc của giám đốc, quản lý và trưởng nhóm như trong cách hệ thống quản trị truyền thống bằng 

Sử dụng các công cụ máy tính và phần mềm để xây dựng hệ thống TRAO (Trao System) để hoàn thành các bộ văn bản hướng dẫn hoàn chỉnh (SMARTS Instructions), hoàn thành các bộ văn bản mô tả công việc. 

Thực hiện các nghiên cứu, sáng tạo và phát triển chiến lược = Tạo ra các bộ văn bản biểu mẫu (Computer Template) cho:

- Hệ thống lên kế hoạch công việc (Work Plan)

- Danh sách các dự án chính và dự án phụ 

- Bộ văn bản hướng dẫn (Smarts Instructions)

- Sơ đồ tổ chức và sự phân chiến trách nhiệm, nghĩa vụ và kết quả cuối cùng. 

- Tìm kiếm nhân sự 

HẠT GIỐNG 3 = Những hướng dẫn / giải pháp mang tính chiến thuật = Phát triển và cải tiến: Tiếp tục cải tiến các giải pháp mang tính chiến lược ở trên để hoàn thiện các biểu mẫu 

HẠT GIỐNG 4 = Những hướng dẫn / giải pháp mang tính vận hành = Cải tiến 2 = Để đưa ra bộ văn bản hướng dẫn hoàn chỉnh 100%, sẵn sàng cho việc tạo ra kết quả.  

Theo một cách nhìn khác, Nếu tưởng tượng Trao Group là 1 cái cây thì:

- Đô đốc chịu trách nhiệm tạo ra hạt giống.

- Thuyền trưởng làm thân cây.

- Các Thuyền phó sẽ là cành cây, lá cây, hoa và quả.

- Và các thủy thủ sẽ chịu trách nhiệm đi thu hoạch.

Bình luận của bạn sẽ được duyệt trước khi đăng lên